Bedrijfsvoering

Informatiemanagement en nieuwe wetgeving
Door technologische ontwikkelingen verandert de wereld om ons heen razendsnel. Innovatie en nieuwe wetgeving hebben grote impact op de inrichting van onze informatiesystemen, processen en op de mensen (medewerkers, maar soms ook inwoners) die er mee werken. Daarin blijven we oog houden voor de ‘niet-digitale’ inwoners van Berg en Dal. We zien vele kansen voor het optimaliseren van de dienstverlening en beleidsvorming. Dit komt doordat we bijvoorbeeld steeds meer datagedreven werken. Tegelijkertijd vraagt het om extra zorgvuldigheid rond veiligheid en privacy. Met informatiemanagement houden wij grip op onze informatievoorziening. En zorgen we dat we voorbereid zijn op ontwikkelingen binnen het informatiedomein. Hierbij geeft het informatiebeleid 2021-2025 ons richting. Het bijhorende uitvoeringsplan en projectenportfolio geeft aan hoe wij onze doelen en ambities realiseren.

Zo gaan we met de regiogemeenten van ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) aan de slag met het optuigen van een betere governance. Zodat informatie- en automatiseringsvraagstukken goed bestuurlijk en ambtelijk aangestuurd kunnen worden. Cloudbeleid, ICT-architectuur en Microsoft 365 zijn onderwerpen waarin we regionaal de samenwerking zoeken. Daarnaast moeten we komende jaren verschillende softwarepakketten aanbesteden en implementeren. Daaronder het zaaksysteem en financieel systeem. Dit zijn grote trajecten waarin we bovendien een beroep doen op het verandervermogen van medewerkers.

Informatiebeveiliging en privacy
Het beveiligen van onze informatie en beschermen van de privacy van onze inwoners blijft een doorlopend proces. En blijft een prioriteit van ons. Uit het Rekenkameronderzoek naar onze informatiebeveiliging en privacy is gebleken dat we nog een (professionaliserings)slag moeten doen. De gemeenteraad heeft op basis van het onderzoek het college van B&W verzocht om hiervoor een plan op te stellen. Deze aanpak bieden we in september aan de raad aan. We verwachten dat we eind 2025 het gewenste niveau bereiken Mits de Raad instemt met het plan.

Een van de belangrijkste dreigingen voor Nederlandse overheidsorganen bestaat uit het gijzelen van verschillende data voor losgeld. In samenwerking met ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) en regiogemeenten hebben we in 2023 extra aandacht aan monitoring en detectie besteed. Met een nieuw systeem kunnen we bedreigingen nu eerder ontdekken en afslaan, voordat deze schade  veroorzaken. Daarnaast besteden we structureel aandacht aan preventie. Onder andere is dit jaar een meerjarig bewustwordingsprogramma gestart voor alle medewerkers en raadsleden.

Archiefbeheer
In 2024 gaan we verder met het project bouwarchief. We hebben ervoor om dit terug te halen van een externe opslag naar Groesbeek. Het archief bevat onder andere bouwvergunningen, omgevingsvergunningen, milieuvergunningen en bodemdossiers. Die gaan we digitaliseren en overbrengen naar het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). Ook werken we dit jaar de (digitale) achterstanden weg. En maken we een begin met een vervangingsbesluit voor analoge stukken.

Gegevensbeheer
Eind 2023 is het beheerprogramma van Openbare Ruimte vervangen door een moderne variant. Daarbij is een directe gegevensuitwisseling met de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) mogelijk. We werken volgens het principe ‘eenmalige registratie, meervoudig gebruik’. Deze andere manier van werken en verdere afstemming van de data en controles van het berichtenverkeer vraagt veel tijd van zowel team Informatie als team Beheer openbare ruimte.

Het invoeren van de Omgevingswet op 1-1-2024 heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van gegevensbeheer. We moeten werkprocessen opnieuw afstemmen met de Omgevingsdienst Regio Nijmegen. Het is nog onduidelijk welke software de Omgevingsdienst gaat gebruiken vanaf 1 januari 2024. We moeten (nog) meer afstemming zoeken met Ruimtelijke Ordening en Omgevingsdienst om de informatie op tijd tijdig te ontvangen. Zodat registratie in de BAG-administratie aan de wettelijke termijnen blijft voldoen.

Bedrijfsvoeringsindicatoren

Stand van zaken Jaarrekening
Informatiemanagement:
In het jaar 2024 hebben we op het gebied van informatiemanagement een grote slag geslagen om meer samen te werken in de regio. We zijn nog niet op het niveau waar we graag willen zijn. Maar we hebben op diverse onderwerpen de samenwerking opgezocht. Hierbij moet u denken aan:

1. een gezamenlijk Cloudbeleid is in ontwikkeling;
2. microsoft 365 met de daarbij behorende tenantsplitsing;
3. opstarten gezamenlijk data-warehouse;
4. in kaart brengen nieuwe wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan.

Het zoeken naar de juiste vorm van samenwerking blijft een uitdaging. Harmonisatie van software ligt bijvoorbeeld op tafel. Maar de verschillen in werkwijze en besluitvorming binnen de gemeente bemoeilijken de totstandkoming van gemeenschappelijke aanbestedingen.  

Daarnaast is in 2024 een grote aanbesteding afgerond. De implementatie van de applicatie Djuma (zaaksysteem) verloopt volgens plan en ronden we af in juni. Met de applicatie krijgen we als gemeente een betere dienstverlening. Met het inwonerportaal gaan we daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

Informatiebeveiliging en privacy:
Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy hebben we ook in 2024 belangrijke slagen gemaakt. Zo zijn er diverse maatregelen genomen door en met het IRVN (ICT Rijk van Nijmegen) om hackers buiten de deur te houden.
Helaas hebben we in 2024 wel  afscheid genomen van onze ISMS (Information Security Management System) applicatie Cybermanager. De applicatie heeft ons niet gebracht wat we verwachtten. Ondanks vele pogingen met de leverancier om dit op te lossen hebben we gekozen voor een andere partij. Dit betekende wel dat we opnieuw moesten beginnen met het implementeren daarvan. De implementatie loopt ook in 2025 door.

Het bewustwordingsprogramma voor het verhogen van ons kennisniveau over informatiebeveiliging en privacy loopt door. In 2024 hebben we diverse phishing-testen, een digitale escaperoom en korte artikelen gebruikt om dit verder te verhogen.

Archief:
Bij het archief is het jaar wat anders gelopen dan in de begroting beschreven. Door de implementatie van Djuma en de voorafgaande aanbesteding zijn de werkzaamheden deels uitgevoerd.

In 2024 hebben we een begin gemaakt met het vervangingsbesluit. Dat is op dit moment in de laatste fase. We verwachten het nog dit jaar aan te bieden aan het college en raad .
Met de bouwarchieven hebben we een pas op de plaats gemaakt. Dat kan ook omdat ze veilig zijn opgeslagen in ons eigen archief. Ze zijn analoog en digitaal beschikbaar voor inwoners en medewerkers. En hebben niet de hoge prioriteit die andere projecten wel hebben.

Door het aannemen van nieuwe medewerkers hebben we slagen gemaakt op het gebied van digitaal archiveren. We zijn nog niet waar we willen zijn dus gaan in 2025 hiermee verder.

Geo beheer:
Met de koppeling tussen de applicaties op het gebied van de BOR en de BGT hebben we een betere gegevensuitwisseling. De nauwkeurigheid tussen beide applicaties is vergroot. Dit zorgt voor minder uitval.  De koppeling was eind 2023. Daardoor stond 2024 in het teken van de verdere optimalisatie hiervan. Dit hebben we gedaan door het aanpassen van werkinstructies, gegevensuitwisseling en afstemmingsmomenten.

De omgevingsdienst (ODRN) heeft in 2024 nieuwe software in gebruik genomen. Hierdoor hebben de gemeente en de ODRN opnieuw gekeken naar de werkafspraken over gegevensuitwisseling tussen de applicaties.